就活での面接日程調整のメール返信で注意すべきこと

鉛筆を持った人間の手と2015年のカレンダー

採用活動で、次の面接の日程調整をするために学生さんにこんなメールを出すことがあります。

題名:【株式会社△△】採用2次試験日程について

◯◯様
株式会社△△人事部採用担当の□□と申します。
こんにちは。
採用2次試験の日程を調整させて頂きたいので、
7月31日まででご都合の悪い日がありましたら、
6月30日までにお知らせください。
(土日祝日を除く)

このメールをもらったら、どのように返事をすれば良いでしょうか?

実は意外と、ちゃんと返事をしてくれる人は少ないのです。

まず、私は、「都合の悪い日」を聞いているのですが、自分の「都合の良い日」を回答してくる人がいます。

次に、「(土日祝日を除く)」と書いてあるのに、土日祝日の中で都合の悪い日も書いてくる人がいます。

日程調整が目的のメールは、企業それぞれのやり方によって、回答のしかたの指定が変わると思いますので、良くメールを読んで、指定したしかたで回答をするようにしましょう。

それが出来ないと、メールをちゃんと読んでいない、慌て者である、コミュニケーションが出来ない人である、というマイナス評価をされかねませんので、注意してください。

あと、ちょっと困るケースとしては、これはメールの書き方の問題ではないのですが、「都合の悪い日」が多すぎる人です。

「何日と何日と何日と何日と、それから毎週の火・木・金が都合が悪いです」

とか。まあ、仕方ないんですけど、「うちの会社の優先順位は低いのかなあ?」と思わず感じてしまったりします。

では、上のケースでの模範解答です。

題名:Re:【株式会社△△】採用2次試験日程について

株式会社△△人事部採用ご担当 □□様
☓☓大学の◯◯と申します。
このたびは、採用2次試験の日程についてのご連絡、
ありがとうございました。
7月31日までで私が都合が悪い日は、
7月10日、15日、22日です。
それ以外はいつでも結構です。
採用2次試験の日程のご連絡をお待ちしております。

> 題名:【株式会社△△】採用2次試験日程について

> ◯◯様
> 株式会社△△人事部採用担当の□□と申します。
> こんにちは。
> 採用2次試験の日程を調整させて頂きたいので、
> 7月31日まででご都合の悪い日がありましたら、
> 6月30日までにお知らせください。
> (土日祝日を除く)

題名は、相手のメールの題名に「Re:」をつけたままで良いです。相手のメールの引用もそのままつけましょう。

特に相手のメールの引用は、こうした個別の調整目的の事務連絡では、受け取る側はとても助かります。

同じようなメールでも、相手によって内容を変えていることが多いので、この人にはどういう指示でメールを送ったかが、引用を書いてくれていることですぐ分かるからです。

その他にも企業とのメールで注意すべきことについては、こんな記事も書いていますので、併せてご参考にしてください。

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