就活での企業へのメール返信で注意すべき5つのこと

Fotolia_100994045_XS

就活には、企業とのメールのやり取りがつきものですね。

受験している企業からメールが来たとき、どのように返信するのが良いでしょうか? 注意すべき5つのポイントについて上げてみたいと思います。

例えば、企業から次の試験日について打診するメールが届いたとしましょう。こんな感じです。

題名:【株式会社△△】採用2次試験日程のお知らせ

◯◯様
株式会社△△人事部採用担当の□□と申します。
こんにちは。
下記の通り、採用2次試験を実施しますので、ご来社をお願い致します。
日時: 7月1日(水)13:00~15:00
場所: 弊社本社
内容: 管理職による面接、適性検査
受験されるか否か、6月15日(月)までにお返事をお願い致します。

広告
レクタングル(大)広告

できるだけ早く返信する。期限ギリギリはダメ。

採用の応募者に限らず意外と多いのが、期限ギリギリに返信してくる人です。

検討に時間が必要な場合もあるかも知れませんが、相手はできるだけ早く回答を集めて、その先に仕事を進めたいのがホンネです。

回答は「期限までに出せば良い」のではありません。期限を守ってさえいればマイナス点にはならないかも知れませんが、思いがけず早い回答をもらうと、その人の志望度の高さを感じるというのは、正直言ってあります。

できるだけ早く返信することを心がけてください。

件名は「Re:~~」で良い。

何も考えず普通に返信を書くと、件名は「Re:~~」となりますね。これはそのままで良い、というより、そのままが良いのです。

採用担当者は毎日多くのメールを受信しています。あなたからのメールの件名が、「Re:【株式会社△△】採用2次試験日程のお知らせ」となっていれば、「あ、先日送ったお知らせへの回答だな!」とすぐに分かるからです。

相手と自分の名前を明記する。

相手の名前も自分の名前も書いていないメール、結構多いのです。

受け取った採用担当者は、誰から来たメールなのかをメールアドレスを手がかりに探し出さないといけません。そんな無駄な手間と時間を相手にかけさせてはいけません。

また、相手の名前(宛先)もきちんと書くことで、受け取った相手は、間違いなく自分宛てのメールだと確認できます。

メールでは、冒頭に宛名と自分の名前を書くことは必須です。

相手の送信文の引用をつける。

普通に返信すると、相手から来たメールの文章を引用して付けてくれますよね。

でも、これをわざわざ削除している人が結構いるのです。長くなると良くないと思っているのでしょうか。

いまどき、メールが10行や20行多くなっても、何の影響もありません。

採用担当者は、多くのメールを受信しています。送信した文を付加してくれていれば、「あ、あのとき送ったこのメールへの返信だな!」とすぐに分かるので、助かるのです。

送信文の引用はそのまま付けてください。

試験期日等、重要な情報は反復して記載する。

上の例のような要件のメールの場合、きちんと間違いなく内容を理解したことを示すことで、相手は「日時を間違いなく理解しているな。よし安心だ!」と思います。

そのために、試験日時のような重要な情報は、反復して記載してください。

コピペでいいのです。そのちょっとした気遣いができるかどうかは、大きく採用担当者の印象を変えます。

以上のような点に注意して書いた返信メールは、例えばこんな感じになると思います。

題名:Re:【株式会社△△】採用2次試験日程のお知らせ

株式会社△△人事部採用ご担当 □□様
☓☓大学の◯◯と申します。
このたびは、採用2次試験のご案内、ありがとうございました。
7月1日(水)13:00に御社本社にお伺いさせて頂きます。
何卒、よろしくお願い致します。

> 題名:【株式会社△△】採用2次試験日程のお知らせ

> ◯◯様
> 株式会社△△人事部採用担当の□□と申します。
> こんにちは。
> 下記の通り、採用2次試験を実施しますので、ご来社をお願い致します。
> 日時: 7月1日(水)13:00~15:00
> 場所: 弊社本社
> 内容: 管理職による面接、適性検査
> 受験されるか否か、6月15日(月)までにお返事をお願い致します。

その他にも企業とのメールで注意すべきことについては、こんな記事も書いていますので、併せてご参考にしてください。

ある会社の面接を受けた就活生は、面接で「メールアドレスにGmailなんて普通ありえないよ」と批判された、と困惑してネットに書き込んでいる...

LINEで就活相談を受け付けています。【無料!】

就活でのお悩みや、ブログ記事を読んでの質問など、この記事を書いた「キャリアコンサルタント西川明宏」に聞いてみたいことがあったら、お気軽にLINEでメッセージください。

豊富な人事経験、カウンセリング経験からアドバイスさせて頂きます。

まずは下のアイコンをクリックして友だちに追加してください。

友だち追加数
LINE ID : @nishikawa

あなたからメッセージを送って頂くまで、こちらからは誰が登録したかわからないシステムになっていますので、どうぞご安心ください。

  • 空いた時間に対応しますので、回答に少々お時間がかかることがあります。気長にお待ちください。
  • 個別の企業の採用情報の提供や企業の紹介などは対応できません。
  • ご相談内容を、個人が特定されないように一般化した形で、お断りなくブログのネタに利用させていただくことがあります。
  • このブログの更新情報を送らせていただきます。

あなたのメッセージをお待ちしています!

広告
レクタングル(大)広告
レクタングル(大)広告
関連コンテンツ広告
 

この記事をシェアする

この記事を書いた人をフォローする