採用活動で、次の面接の日程調整をするために学生さんにこんなメールを出すことがあります。
題名：【株式会社△△】採用２次試験日程について
◯◯様
株式会社△△人事部採用担当の□□と申します。
こんにちは。
採用２次試験の日程を調整させて頂きたいので、
７月３１日まででご都合の悪い日がありましたら、
６月３０日までにお知らせください。
（土日祝日を除く）
このメールをもらったら、どのように返事をすれば良いでしょうか？
実は意外と、ちゃんと返事をしてくれる人は少ないのです。
まず、私は、「都合の悪い日」を聞いているのですが、自分の「都合の良い日」を回答してくる人がいます。
次に、「（土日祝日を除く）」と書いてあるのに、土日祝日の中で都合の悪い日も書いてくる人がいます。
日程調整が目的のメールは、企業それぞれのやり方によって、回答のしかたの指定が変わると思いますので、良くメールを読んで、指定したしかたで回答をするようにしましょう。
それが出来ないと、メールをちゃんと読んでいない、慌て者である、コミュニケーションが出来ない人である、というマイナス評価をされかねませんので、注意してください。
あと、ちょっと困るケースとしては、これはメールの書き方の問題ではないのですが、「都合の悪い日」が多すぎる人です。
「何日と何日と何日と何日と、それから毎週の火・木・金が都合が悪いです」
とか。まあ、仕方ないんですけど、「うちの会社の優先順位は低いのかなあ？」と思わず感じてしまったりします。
では、上のケースでの模範解答です。
題名：Re:【株式会社△△】採用２次試験日程について
株式会社△△人事部採用ご担当 □□様
☓☓大学の◯◯と申します。
このたびは、採用２次試験の日程についてのご連絡、
ありがとうございました。
７月３１日までで私が都合が悪い日は、
７月１０日、１５日、２２日です。
それ以外はいつでも結構です。
採用２次試験の日程のご連絡をお待ちしております。> 題名：【株式会社△△】採用２次試験日程について
> ◯◯様
> 株式会社△△人事部採用担当の□□と申します。
> こんにちは。
> 採用２次試験の日程を調整させて頂きたいので、
> ７月３１日まででご都合の悪い日がありましたら、
> ６月３０日までにお知らせください。
> （土日祝日を除く）
題名は、相手のメールの題名に「Re:」をつけたままで良いです。相手のメールの引用もそのままつけましょう。
特に相手のメールの引用は、こうした個別の調整目的の事務連絡では、受け取る側はとても助かります。
同じようなメールでも、相手によって内容を変えていることが多いので、この人にはどういう指示でメールを送ったかが、引用を書いてくれていることですぐ分かるからです。
その他にも企業とのメールで注意すべきことについては、こんな記事も書いていますので、併せてご参考にしてください。
この記事を書いた人
- 就活・転職・キャリア・オンライン相談室
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国家資格キャリアコンサルタントです。
医療機器メーカーの人事部で中途・新卒の採用業務を15年経験後、大学キャリア相談室での就活支援から社会人の転職支援まで幅広く活動しています。
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