就活での企業とのメールで注意すべき6つのこと

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ある会社の面接を受けた就活生は、面接で「メールアドレスにGmailなんて普通ありえないよ」と批判された、と困惑してネットに書き込んでいる。エントリーシートのメアド欄を見た面接担当者から、「もういいです。帰ってください」と言われたそうだ。
就活生は「Gmail」を使っちゃダメなのか? 面接担当者の指摘に「不安になる」の訴え.

こんな記事を見て不安になってしまうとしたら、ほんとに気の毒。こんな会社はそうないから安心して良いです。

私の会社に応募してくる学生さんは、学校のメールアカウントも多いですが、GmailやYahooメールの方が、大部分。全然問題ありません。

ただ、学生さんのメールを見ていると、あーこれはまずいなあとか、恥ずかしいなあと思わせるメールに時々遭遇します。

そこで今回は、採用担当者から見た、就活メール活用術みたいなものを書いてみたいと思います。

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企業へのメールでは恥ずかしいアドレスや難しいアドレスにしない

これ結構多いです。シンプルに自分の名前を元にしたアドレスが良いですね。出来れば就活用にアカウント作った方が良いかも知れません。やたら長く暗号のようなアドレスも、履歴書に手書きで書かれているアドレスを採用担当者が手で打たなくてはいけない場合もあるので、これは相手に不親切だし、間違いの原因にもなります。

企業へのメールでは相手と自分の名前を明記する

携帯メールやLINEなどでは、お互い名乗らなくても誰から来たメッセージか分かるので、それが癖になっているのかも知れませんが、自分の名前を書かないで送ってくる人がたまにいます。誰からのメールだか全然分からなかったでは、全く目的を達しませんね。

企業へのメールでは送信者名が正しく自分の名前になっているようにする

パソコンのメールソフトでは、そこに設定された送信者名が相手のメールソフトで見れるようになっています。そこに書かれている名前が全く別人の名前だったことがあります。事情は色々あるのかも知れませんが、自分のメールソフトの設定を確認してみてください。

企業からのメールはこまめにチェックする

相手はあなたと同じような数多くの学生を相手にしています。いつまでも返事をよこさないあなたのことをいつまでも気にしていてはくれません。うっかり企業からのメールを見逃したら、もう二度とチャンスは巡ってこないこともあり得るのです。

企業へのメールでは相手が特に要求していなくても了解した旨を返信する

これも気配りとして大事です。企業から来たメールには読んだことを知らせる返事をしましょう。相手は、あなたが読んでくれたのかどうかを、ヤキモキしながら待っているかも知れません。メールに「既読」機能はないのです。

企業へのメールでは時候の挨拶はいらない

手紙と同じような時候の挨拶を丁寧に書く人がいます。相手はビジネスの現場で長年メールを使っていますから、メールは簡潔明瞭が一番であることを知っています。最低限の礼を失しなければ用件のみのメールが最良なのです。
あと、「夜分遅くに申し訳ございません」というのも変ですね。相手はあなたが送った時に読むわけではなく、明日の朝、メールを読むのです。その気遣いは不要です。

いかがでしょうか?

こんな注意点を身につけておけば、就活で役立つことはもちろん、就職した後も仕事でも同じ気配りが、必ず役に立つと思います。

この記事を書いた人

西川明宏
西川明宏就活・転職・キャリア・オンライン相談室
国家資格キャリアコンサルタントです。
医療機器メーカーの人事部で中途・新卒の採用業務を15年経験後、大学キャリア相談室での就活支援をしながら、オンライン相談を受け付けています。
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